Les raisons de faire appel à l’expertise d’une agence de transcription pour la rédaction de comptes rendus et de procès-verbaux

Participer aux réunions, écouter, comprendre, prendre des notes, synthétiser puis rédiger. C’est la procédure classique lors de la rédaction d’un compte rendu de réunion. C’est aussi des compétences à acquérir et du temps de travail pour les secrétaires de séance. Parce qu’écrire des comptes rendus et procès-verbaux c’est souvent une obligation dictée par la loi, collectivités territoriales ou entreprises privées, vous ne pouvez pas y échapper. Des agences de rédaction spécialisées dans la transcription de comptes rendus existent pour vous soulager. Quels sont les avantages de faire appel à une agence de transcription ? Une expertise, des services sur mesure et un gain de temps non négligeable. Mémo and Co vous le prouve dans cet article.

1 – Confier la rédaction de comptes rendus à des rédacteurs experts passionnés par l’écriture

Les rédacteurs de Mémo and Co sont formés pour répondre aux impératifs des entreprises et collectivités en matière de rédaction de comptes rendus et de procès-verbaux. L’expérience acquise au cours des missions a permis d’affuter les techniques de rédaction pour gagner en rapidité et efficacité. Vous qui êtes employeur ou élu d’une mairie, vous n’avez plus besoin de prévoir des stages pour votre personnel pour la prise de note et la transcription des procès-verbaux. Nos rédacteurs se forment sans cesse et leurs techniques d’écriture évoluent au fil du temps.

Qu’il s’agisse d’un conseil municipal, d’un comité social et économique (CSE) ou d’une commission de santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT), nos rédacteurs connaissent les enjeux de chaque rencontre. Ils s’adaptent à votre environnement et respectent sans équivoque l’obligation du secret professionnel. Vous n’avez plus de fuites d’informations ou de on-dit qui circulent dans vos locaux. Ce sont des experts de confiance qui œuvrent avec passion.

Par ailleurs, faire appel à une agence de transcription spécialisée dans la rédaction de comptes rendus vous assure d’avoir vos écrits dans les temps impartis. Et ça, quoi qu’il arrive. En cas d’absence de votre rédacteur de référence, nous le remplaçons afin que vos documents soient finalisés à la date prévue. Il vous reste juste à attendre notre email avec votre compte rendu ou procès-verbal.

2 – S’assurer d’avoir des écrits de qualité qui respectent les exigences de transcription de comptes rendus

Les procès-verbaux et comptes rendus des réunions des assemblées sont soumis communément à des exigences légales issues du Code du travail, pour les entreprises privées, et du Code général des collectivités territoriales (CGCT), pour les mairies. Les textes décrivent le contenu attendu dans les procès-verbaux des instances. Un exemple récent avec la réforme de la publicité des actes des collectivités territoriales qui revoit le fond et la forme des procès-verbaux des conseils municipaux.

Mémo and Co se charge de répondre à la législation de sorte que vous n’ayez plus à vous préoccuper des informations obligatoires à insérer dans vos comptes rendus. Les écrits sont fluides et propres et permettent, après adoption, une diffusion immédiate auprès des salariés ou des agents. Les termes sont vulgarisés pour que le compte rendu ou procès-verbal soit compris par tous et par toutes.

À noter que certaines commissions ne sont pas tenues de rédiger un compte rendu à l’issue des rencontres. C’est le cas des réunions de la CSSCT. Elles sont exemptées de procès-verbaux. Cependant, prévoir un compte rendu de réunion est recommandé pour garder un formalisme et une trace des débats tenus. D’autant plus que la CSSCT traite de sujets sensibles qui concernent la santé et le bien-être des salariés d’une entreprise.

3 – Gagner du temps et profiter de la délégation de la rédaction des comptes rendus pour se focaliser sur des tâches urgentes

La rédaction de comptes rendus et procès-verbaux demande du temps aux secrétaires de séance désignés lors des réunions. Dans les faits, cette tâche est souvent confiée à un agent des services de votre mairie ou à un employé de votre entreprise. Si un compte rendu préparatoire est dressé avant la séance, le compte rendu définitif peut être écrit en une matinée. Si aucun compte rendu préalable n’est fait avant la réunion, le compte rendu final peut prendre plusieurs jours de travail.

Le temps passé à rédiger et à relire un procès-verbal ou compte rendu de réunion peut être redistribué. En déléguant la rédaction à une agence spécialisée dans la transcription, vos salariés ou agents peuvent se consacrer à d’autres tâches. Parfois plus urgentes ou plus stratégiques pour votre organisation. D’autant plus qu’écrire est très énergivore. Après une matinée de rédaction, votre agent ou salarié sera moins productif sur ces autres missions.

Dans certains cas, le Code du travail prévoit même la possibilité d’user de l’enregistrement ou de la sténographie par une tierce personne pour la rédaction des procès-verbaux. C’est le cas avec le CSE par exemple. L’article D2315-27 du Code du travail tel qu’il a été rédigé par le décret 2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique autorise et définit les conditions de cette pratique. Attention, il y a une condition irréfutable : la confidentialité des informations. Un élément garanti avec les rédacteurs de Mémo and Co.

4 – Choisir un service de rédaction sur mesure adapté aux réunions et entretiens professionnels

Notre agence de transcription Mémo and Co vous propose trois services différents de rédaction de comptes rendus et procès-verbaux :

• La transcription mot à mot, appelée aussi compte rendu exhaustif. Cette méthode reprend l’ensemble des échanges de la réunion au mot près. Les paroles sont telles quelles sans être modifiées. Même les soupirs, rires et bégaiements de vos collaborateurs peuvent être répétés dans le compte rendu définitif si vous le souhaitez. C’est la technique de transcription la plus précise.
• Le compte rendu reformulé est plus concis que la transcription mot à mot. Cette méthode de transcription reprend la totalité des échanges entre les membres de la réunion. Cependant, les tournures de phrases exactes ne sont pas reprises. Les débats sont formalisés et ajustés pour une lecture plus fluide et professionnelle.
• La synthèse brève est encore plus synthétique que le compte rendu reformulé. Dans cette prestation, seuls les points importants et les échanges clés de la réunion sont repris. Le compte rendu est court et efficace. Les échanges sont vulgarisés pour offrir une vision globale des propos tenus.

Chaque demande de transcription est étudiée avec soin par les équipes de Mémo and Co pour répondre à vos particularités. Vous organisez un conseil municipal ? La synthèse brève est faite pour vous. Vous avez besoin de retracer les échanges d’un entretien professionnel ? La méthode de transcription mot à mot est parfaite dans cette situation. Nous sommes flexibles et à l’écoute de vos besoins. Si vous voulez déléguer la rédaction de vos comptes rendus, contactez-nous sans attendre. Nous déterminerons ensemble un plan d’action sur mesure pour votre entreprise ou collectivité.