Rédaction procès verbal

Publicité des Actes des Collectivités Territoriales : Ce qu’il…

Réforme de la publicité des actes des collectivités territoriales : l’essentiel pour avoir des procès-verbaux, comptes rendus et actes réglementaires conformes aux nouvelles règles

L’ordonnance n°2021-1310 et le décret n°2021-1311 du 7 octobre 2021 dépoussièrent les formalités liées à la publicité des actes des collectivités territoriales. La réforme propose de simplifier les moyens de communication aux citoyens des décisions prises par les élus. Cette réforme entre en vigueur à compter du 1er juillet 2022.

Comment impacte-t-elle les collectivités locales ? Quels sont les changements majeurs à retenir pour préparer les prochaines séances des assemblées délibérantes ? Harmonisation des procès-verbaux, suppression des comptes rendus et publicité des actes dématérialisée sont au programme. Mémo and Co vous aide, à travers cet article, à retenir l’essentiel des règles de publicité des actes des collectivités locales pour vous faciliter le travail de rédaction, de diffusion et de conservation des documents officiels.

Les conséquences des nouvelles règles de publicité des actes des collectivités territoriales sur le contenu du procès-verbal

La rédaction du contenu du procès-verbal

Le procès-verbal énumère les échanges qu’il y a eus lors des réunions des assemblées délibérantes (élus des communes, départements et régions). Le premier article de l’ordonnance portant sur la réforme des règles de publicité, d’entrée en vigueur et de conservation des actes pris par les collectivités territoriales clarifie les informations qu’un procès-verbal doit contenir. Avant la réforme, les textes du Code général des collectivités territoriales (CGCT) n’encadraient pas le fond des procès-verbaux. Suite à l’ordonnance et au décret du 7 octobre 2021, le CGCT harmonise le régime des procès-verbaux et affine les règles de son contenu.

Ainsi, à compter du 1er juillet 2022, date à laquelle la réforme entre en vigueur, un procès-verbal doit mentionner les points suivants :

  • la date et l’heure de la séance ;
  • les noms du président, des membres présents ou représentés et du ou des secrétaires de séance ;
  • le quorum ;
  • l’ordre du jour ;
  • les demandes de scrutin particulier ;
  • les résultats des votes avec le nom des votants et le sens de leur vote ;
  • les débats tenus entre les membres de l’assemblée délibérante et les délibérations prises au cours de la séance.

La rédaction du procès-verbal est un exercice complexe. Ce sont le ou les secrétaires de séance, désignés parmi les membres de l’assemblée délibérante, qui se chargent de sa rédaction. Ils sont libres sur le degré de précision des échanges, idées et opinions transcrits dans le procès-verbal, car rien n’est imposé juridiquement. Cependant, la transparence des débats est de rigueur. Une bonne transcription des échanges permet une meilleure compréhension des décisions prises lors des séances. Mais aussi, en cas de contestation d’une délibération par exemple, les échanges qui figurent dans le procès-verbal vont faire foi jusqu’à « preuve contraire ». 

L’approbation et la publicité du procès-verbal

Avant la réforme sur la publicité des actes des collectivités territoriales, l’approbation du procès-verbal était plus ou moins formelle. Les textes du CGCT n’imposaient pas de formes précises. À compter du 1er juillet 2022, le procès-verbal est arrêté au commencement de la séance suivante et signé par le maire et le ou les secrétaires de séance.

Concernant sa publicité, avec la réforme, la mise à disposition du procès-verbal auprès des citoyens se dématérialise dans les collectivités. La communication se fait dans la semaine qui suit la séance de l’assemblée délibérante sous forme électronique (site internet) pour les départements et les régions. Pour les communes, le procès-verbal est mis à disposition du public sous format papier et sur le site internet de la commune s’il existe.

En toutes circonstances, un exemplaire papier doit être mis à disposition de la population. L’exemplaire original du procès-verbal doit être conservé dans de bonnes conditions par les collectivités pour assurer sa pérennité. Par ailleurs, toute personne est libre de demander au maire ou au représentant d’une collectivité locale de consulter les procès-verbaux. Avec le temps, ils deviennent des documents d’archives à conserver sans limitation de durée dans un but patrimonial.

Réforme de la publicité des actes des collectivités locales :  la suppression du compte rendu et la clarification de la tenue du registre des délibérations

La fin de l’affichage du compte rendu des séances du conseil municipal

Avant la réforme, le maire d’une commune était tenu de rédiger le compte rendu de séance du conseil municipal, puis de l’afficher à la mairie la semaine suivant la réunion pour informer la population des décisions prises. L’ordonnance du 7 octobre 2021 supprime le compte rendu pour les communes qui, par coutume, avaient souvent l’habitude de rédiger un seul document qui faisait office de procès-verbal et de compte rendu.

En remplacement, l’article L.2121-25 du CGCT prévoit l’affichage de la liste des délibérations examinées par le conseil municipal. La liste doit être affichée à la mairie sous huit jours et publiée sur le site internet de la commune s’il existe. Elle répertorie l’objet des délibérations prévues à l’ordre du jour lors de la convocation du conseil municipal et comporte la date de la séance. Les délibérations prises sur des décisions non notées à l’ordre du jour sont considérées comme irrégulières et susceptibles d’être annulées par le juge administratif. 

La tenue du registre des délibérations

Les registres des délibérations des communes et leurs groupements sont également impactés par la réforme. Jusqu’à l’entrée en vigueur des nouvelles règles, le registre est signé par l’ensemble des membres de l’assemblée délibérante présents lors de la séance. À compter du 1er juillet 2022, il est signé uniquement par le maire et le ou les secrétaires de séance. La réforme précise également l’origine des délibérations qui doivent être conservées dans les registres :

  • les délibérations prises lors des séances avec les membres de l’assemblée délibérative ;
  • les décisions prises par l’organe exécutif (maire ou président) par délégation ou par un adjoint.

Bien que la tenue du registre sur support papier reste obligatoire, le décret n°2021-1311 du 7 octobre 2021 propose une tenue sur support numérique à titre complémentaire. Lorsque la tenue du registre est organisée par voie numérique et que les délibérations sont signées électroniquement par le maire et le ou les secrétaires de séance, ces derniers doivent tout de même procéder à une signature manuscrite sur le registre papier. Les actes signés sont ensuite reliés.

Pour se conformer aux nouvelles règles de publicité des actes, Mémo and Co vous propose de prendre en main la transcription de vos procès-verbaux. Nous confier la rédaction du procès-verbal de vos réunions, c’est vous garantir la neutralité et l’authenticité des échanges tenus entre les membres de votre assemblée délibérante. Nous vous proposons plusieurs formules de transcription : le mot à mot, le reformulé ou la synthèse brève. Les obligations réglementaires de contenu sont respectées à la lettre pour éviter tout préjudice et pour que vous puissiez communiquer avec transparence les informations publiques auprès de vos concitoyens. Nous vous invitons à nous contacter pour plus d’informations sur nos prestations et nos méthodes de transcription.

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